LOS EXPERTOS LEAN RESPONDEN. SEGUNDA PARTE: ¿COMO CONVENCER AL GERENTE DE BAJAR A LA PLANTA?

Esta semana dos preguntas clásicas respondidas por dos expertos.

¿Que hago cuando los consultores se contradicen? responde John Shook

¿Como convencer al gerente que baje a la planta? responde Michael Ballé

¿Que hago cuando los consultores se contradicen?

¿Ha tenido algunas veces un nuevo consultor, coach o “sensei” que visita su operación e inmediatamente contradice todo sobre lo que usted ha venido trabajando bajo la tutela de sensei anterior? Si usted ha trabajado con un sensei y de pronto viene uno nuevo a visitarlo, yo le puedo garantizar que ha tenido esta experiencia.

No podría decirle cuantas veces he recibido una llamada de emergencia de líderes implementadores que enfrentan esta circunstancia, es importante referirnos sobre las razones por las que pudo haber sucedido esto.

Una explicación es que muchos de nosotros tenemos la tendencia de copiar una solución anterior sobre una situación nueva, aunque las soluciones son particulares para cada caso, puede suceder que lo que usted pensó era una contradicción entre dos consultores, puede ser que uno de los dos ha tratado de enfocar la situación de diferente manera.

Pero la otra explicación es que en efecto haya una contradicción entre ambos, de hecho no hay algo que los consultores disfruten más que contradecir las instrucciones de otro, ellos están entrenados de esa manera.

Entonces qué hacer? Primero no se lamente, piense. Estas situaciones son grandiosas oportunidades de aprendizaje. Comience presumiendo que los contradictorios consejos de sus consultores son en ambos casos correctos.

Su reto está en encontrar una manera propia de reconciliar la aparente contradicción, usted necesita reconciliarla no para satisfacer al sensei sino para profundizar su propio aprendizaje, asuma que existe algo de verdad en lo que ambos consultores están diciendo, usted necesita definir lo que es verdadero y como se puede comprender.

Usted no obtendrá la respuesta de esta contradicción preguntándole a alguien más o leyendo un libro, usted necesita ir al gemba con la mente abierta sobre ambos enfoques y considerar como puede aprender más de la situación, en la medida que aprenda mas sobre la situación en gemba y sobre las consecuencias de las diferentes aproximaciones, el camino se hará más claro.

John Shook
Chairman and CEO
Lean Enterprise Institute, Inc.

¿Cómo convencer al gerente que baje a la planta? y ¿cómo convencerlo de apoyar su proyecto LEAN?.

Buena pregunta, permítame preguntar de vuelta, ¿Cómo convencer a alguien que haga algo? Particularmente cuando no puede obligarlo?

Los gerentes son personas usualmente ocupadas que han alcanzado su posición a fuerza de su personalidad: son el tipo de personas que hacen que las cosas se hagan, no personas que acepten lecciones de perdedores de tiempo, para convencer un gerente para que lo acompañe al gemba a ver los resultados de su esfuerzo en KAIZEN primero debe convencerlos que es para su propio interés, lo que significa mostrarles: (1)  que es clave para lograr lo que ellos quieren, (2) que efectivamente les dará lo que quieren y (3) que la experiencia será satisfactoria.

En otras palabras, antes de considerar maneras de convencerlos para ir a “su” GEMBA pregúntese si su solicitud está considerando el GEMBA “de ellos”. Muchos coordinadores LEAN que he conocido intentan discutir sus propios temas, quieren hablar de cómo el desperdicio impacta la compañía y alegan que a nadie le importa. Cuantas veces he oído estos coordinadores quejarse de las políticas de compras que sistemáticamente le dan el contrato al proveedor que ofrece el costo más barato? Sin pensar en el impacto final sobre el proceso? ¿Cuántas veces he oído que fabricar una gran cantidad de productos previo a un lanzamiento no sólo llena los almacenes de inventarios sinó que frecuentemente generan una gran cantidad de obsoletos? Las historias de pérdidas gloriosas son interminables, como cree que estos gerentes no estarían interesados en terminar con esta desenfrenada destrucción de valor?

Haciendo esto los responsables LEAN adoptan sin saber la misma postura de quienes quieren convencer: esto es culpa de alguien más!

Michael Ballé

Co-fundador del projet lean Enterprise y el institut Lean Francia.

Hasta la próxima!!

MUCHOS REMEDIOS PARA EL MISMO MAL (CASO DE ESTUDIO)

Hace poco por razones académicas cayó a mis manos un caso por lo visto ya muy sonado en escuelas de negocios, poco a poco durante su lectura pude entender que no importa si hablamos de gestión de calidad, de TPM o de manufactura esbelta pareciera que las causas y sobre todo los síntomas del pobre desempeño empresarial fueran exactamente los mismos, los invito a leer el caso. ¿algunas coincidencias con su empresa?.

Caso: Hank Kolb, director de aseguramiento de calidad

Hank Kolb silbaba al entrar a su oficina, sintiéndose aún un poco extraño pues sólo llevaba cuatro semanas como director de aseguramiento de la calidad. Toda esa semana estuvo por fuera de la planta, en un interesante seminario llamado “La importancia de la calidad”, dictado por el departamento de capacitación corporativa para gerentes de la calidad de plantas manufactureras. Kolb esperaba dedicarse ahora con entusiasmo a los problemas de calidad en esta planta de productos industriales que empleaba a 1,200 personas.

Kolb asomó la cabeza por la puerta de la oficina de Mark Hamler, su subordinado inmediato, gerente de control de la calidad, y le preguntó cómo había transcurrido la semana pasada.

La sonrisa silenciosa y el “muy bien” de Hamler hicieron que Kolb se detuviera. No conocía muy bien a Hamler y no sabía si debía indagar sobre cómo comenzar a establecer una relación con él, ya que a Hamler no le habían ofrecido el puesto que ahora ocupaba Kolb, pues su evaluación decía “magníficos conocimientos técnico; le faltan habilidades gerenciales”. Kolb decidió investigar un poco más y le preguntó qué era lo que había pasado; Hamler respondió: “Oh simplemente otra típica ´snafu´ (sigla inglesa utilizada en el ejército que significa situación normal, todo enredado) de calidad. La semana pasada tuvimos un pequeño problema en la línea Greasex (un disolvente desengrasante especializado aerosol, utilizado en el sector de alta tecnología). Se encontró un poco de presión alta en algunas latas durante el segundo turno pero un supervisor las desventó para que pudiéramos despacharlas. ¡Cumplimos con el programa de entregas!” como Kolb aún no se había familiarizado con la planta y sus productos, le pidió a Hamler que le explicara con más detalles; Hamler prosiguió:

Hemos tenido problemas con el nuevo equipo de llenado y algunas de las latas se presurizaron por debajo de nuestra escala AQL (nivel aceptable de calidad) de clasificación psi. La tasa de producción todavía está a 50% de la norma, cerca de 14 cajas por turno, y lo detectamos en la mitad de turno. Mac Evans (el inspector de esa línea) lo descubrió, colocó rótulos que decían “retener” en las cajas y prosiguió con sus deberes. Cuando regresó al final del turno para anotar los rechazos, Wayne Simmons, el supervisor de primera línea, estaba junto a una paleta de productos terminados, acabando de sellar una caja con los Greasex rechazados; los rótulos “retener” de los rechazos ya no estaban. Él le dijo a Mac que había oído a otro inspector referirse a la presión alta durante el descanso, había regresado, les había quitado los rótulos a las cajas, había volteado cada lata boca abajo y había desventado cada una de las latas de las ocho cajas de rechazos. Le informó a Mac que la planeación de producción estaba presionada por el producto y que no podían demorarlo enviándolo al área de retrabajo. También le dijo que iba a hablar con el operador para que la próxima vez se asegurara de manejar bien el equipo de llenado. Mac no consignó por escrito lo sucedido, sino que vino a verme hace como tres días y me lo contó.

Estas cosas suceden de vez en cuando y le dije que verificara su mantenimiento para estar seguros de que se ajustara la máquina de llenado; y hable con Wayne y le dije que la próxima vez que sucediera algo así debía enviar el producto a retrabajo”.

Kolb no supo qué decir, pues no sabías si lo que le acababan de contar era grave o no.

Cuando llegó a si oficina recordó lo que le había dicho Morganthal, el gerente general, cuando lo contrató. Le advirtió sobre la “falta de actitud de calidad” en la planta y le dijo que “debía tratar de hacer algo al respecto”. Además, Morganthal hizo énfasis en los problemas de calidad en la planta: “Tenemos que mejorar nuestra calidad, nos está costando mucho dinero. ¡Estoy seguro de ello, pero no lo puedo probar! Hank, cuente con mi respaldo total a ese respecto; usted es el encargado de estos problemas de calidad. ¡Esta espiral descendente de calida-productividad-volumen de ventas tiene que terminar!”
                                      

El incidente había sucedido la semana anterior; los bienes seguramente ya estaban en manos del cliente y todos se habían olvidado del asunto (o querían hacerlo). Parecía haber problemas más urgentes que éste por atender, pero el incidente seguía molestando a Kolb.

Sentía como si el departamento de calidad se estuviera manejando como si fuera un juego, y también le pareció que esto era una bofetada personal por parte de la división de manufactura. No quería comenzar una guerra con la gente de producción, pero ¿Qué podía hacer? Kolb se sintió lo suficientemente inquieto como para cancelar sus citas y dedicarle la mañana entera a hablare con la gente. Después de una larga y muy diplomática mañana, obtuvo la siguiente información:

1. Del departamento de personal. El operador del equipo de llenado acababa de ser trasladado de la sección de entregas hacía dos semanas. No había recibido una capacitación formal en esta labor pero Wayne le estaba mostrando cómo operar el equipo en lugar de trabajo. Cuando Mac verificó las latas de presión alta no se pudo localizar al operador y éste sólo supo sobre el material rechazado por boca de Wayne después de terminado su turno.
2. Del departamento de mantenimiento de la planta. Esta pieza en particular de equipo automático de llenado se había comparado dos años antes para utilizarse en otro producto. Se había cambiado a la línea Greasex hacía seis meses y la división de mantenimiento había recibido 12 órdenes de trabajo durante el último mes para reparaciones o ajustes relacionados. El departamento de mantenimiento de la planta había adaptado el equipo para que pudiera manejar la viscosidad baja de Greasex, pues originalmente no había sido diseñado para eso. Esto implicó diseñar una cabeza especial de llenado. No se había programado ningún mantenimiento preventivo para este equipo y para las piezas de la cabeza sensible, que se habían reemplazado tres veces durante los últimos seis meses, porque debían mandarse a hacer en un taller cercano. El tiempo muerto no estándar era de 15% del tiempo real de ejecución.
3. Del departamento de compras. Las cabezas de las boquillas plásticas para la lata de Greasex, diseñada por un vendedor para este nuevo producto, generalmente presentaba pequeñas protuberancias en el borden interior, lo cual causaba problemas cuando se trataba de encajar la parte superior en la lata. Un incremento en la aplicación de presión en la cabeza de llenado por ajuste de mantenimiento había resuelto el problema de la protuberancia o por lo menos había forzado las cabezas de la boquilla a pesar de las protuberancias. Los agentes de compras dijeron que hablarían con el representante de ventas del proveedor de boquillas sobre esto la próxima vez que visitara la fábrica.
4. Del departamento de diseño de producto y empaques. La lata diseñada especialmente para Greasex tenía curvas para que el usuario la pudiera tomar fácilmente. Este cambio, promovido por la investigación de mercadeo, destacó a Greasex entre sus competidores por su apariencia, cosa que sus diseñadores consideraban importante. No le habían realizado ninguna prueba sobre los efectos de la lata contorneada en la velocidad de llenado o en la hidromecánica de llenado desde una cabeza de alta presión. Kolb tenía la corazonada de que el nuevo diseño estaba actuando como un venturi (succión creada por la portadora). Cuando se llenaba, pero el diseñador del paquete dijo que eso era muy improbable.
5. Del gerente de manufactura. Conocía el problema; de hecho, Simmons lo había convertido en un chiste, jactándose de cómo cumplía la cuota de producción en comparación con los otros capataces y supervisores de turno. El gerente de manufactura pensaba que Simmons era “uno de los mejores capataces que tenía… siempre cumplía con su producción”. Es más, los documentos para su promoción reposaban sobre el escritorio del gerente de manufactura cuando Kolb entró a su oficina. Se estaba considerando la posibilidad de promover a Simmons a supervisor de turno. El gerente de manufactura, actuando bajo presión de Morganthal con miras a mejorar los costos y reducir los tiempos de entrega, simpatizó con Kolb pero dijo que el área de retrabajo hubiera desventado los indicadores de presión, que fue lo que Wayne hizo manualmente. “Pero hablaré con Wayne sobre el incidente”, dijo.
6. Del departamento de mercadeo. La introducción de Greasex en el mercado se apresuró para ganarles a los competidores y se estaba preparando una campaña publicitaria tendiente a aumentar el conocimiento del consumidor. Una avalancha de órdenes de pedidos inundaba el departamento de toma de pedidos, lo cual daba a Greasex prioridad en la lista de nuevas órdenes. El departamento de producción no podía suspender la fabricación del material; inclusive era viable apartarse ligeramente de las especificaciones porque “es mejor tenerlo en las estanterías que no tenerlo. ¿A quién le importa que la etiqueta esté un poco torcida o que el material salga con un poco más de presión? Necesitamos participación en el mercadeo en ese segmento de alta tecnología”.

Lo que más le molestaba a Kolb era el asunto de seguridad de la presión alta en la latas. No tenía la forma de saber qué tanto peligro representaba la presión alta, o si Simmons las había desventado lo suficiente como para reducir el peligro. Los datos del fabricante de las latas, que Hamler le había mostrado, indicaban que la presión alta que había detectado el inspector solo había utilizado un procedimiento de muestreo para rechazar las ocho cajas. Inclusive si moralmente hubiera podido aceptar que no había problemas de seguridad con el producto, ¿podría Kolb garantizar que esto no volvería a suceder? Sin siquiera salir a almorzar, Kolb se sentó en su oficina y reflexionó sobre los sucesos de la mañana. El seminario de la semana anterior se había referido al papel de la calidad, a productividad y calidad, a la creación de una nueva actitud y al reto de la calidad, pero ¿acaso habían dicho qué hacer cuando se presentara una situación como ésta? Había dejado un muy buen empleo para venir aquí porque pensó que la compañía estaba comprometida con la importancia de la calidad y a él le interesaba asumir ese reto. Kolb había exigido y recibido un salario igual al de los directores de manufactura, mercadeo e investigación y desarrollo, y era uno de los directores que se reportaban directamente con el gerente general. Sin embargo, aún no sabía exactamente qué debía hacer o no o inclusive qué podía hacer o no bajo estas circunstancias.

¿ud que haría?

LOS EXPERTOS LEAN RESPONDEN. MICHAEL BALLE: NO MUESTRE LA PLATA (PRIMERA PARTE)

Lo mejor de leer a los grandes autores del LEAN es que definitivamente son quienes pueden responder las preguntas más difíciles, en esta entrada quisiera referirme a dos de los más grandes gurus a través de sus excelentes respuestas.

1 ¿Por qué algunas plantas que logran avanzar en LEAN y alcanzan ahorros importantes luego quiebran?

Responde MICHAEL BALLE : NO MUESTRE LA PLATA!

El tema de los ahorros por mejoramiento es uno de esos temas donde uno puede perder fácilmente los argumentos, cualquier conocedor de LEAN sabría calcular ahorros, pero el tema es que estos sin importar cuál sea su cantidad no son tan convincentes para el gerente general (y menos para el gerente financiero).

Uno de los mejores gerentes de manufactura que conozco ha logrado liderar su planta a través del LEAN y pudo trasferir una reducción del precio del 3 al 4% año a año al tiempo que aporto a la rentabilidad mediante la reducción de inventarios, la mayoría de estos logros a través de eventos Kaizen realizados en el gemba. Pero ¿Qué tan LEAN se puede llegar a ser? aparentemente no lo suficiente: cuando este gerente de planta se retiró, el corporativo en su sabiduría nombró al controller financiero como gerente de planta, entonces inmediatamente los ahorros ya no fueron tan convincentes.

El CEO retirado de otra compañía estaba igualmente frustrado por la incapacidad de que otros vieran la estrategia de LEAN más allá de los ahorros, corrieron más de 15 proyectos con un equipo interno para atacar costos de manera agresiva y luego simplemente se detuvieron, los ahorros eran impresionantes y los reconocía el equipo gerencial pero los proyectos no estaban ayudando  a resolver los retos profundos que tenía la compañía.

LA PERSPECTIVA DEL GERENTE.

- Los ahorros pueden parecer impresionantes, pero es difícil ver el impacto en la gente del piso de la planta. 

Existen tantos otros factores y eventos que ocurren en una compañía que los esfuerzos LEAN aun exitosos tienden a perderse en el ruido.

- Los ahorros no son tan creíbles.

Tuve un caso en el que un gerente de unidad presentó al CEO una reducción del costo de 6% a 11% en varias líneas de producto, el CEO lo miró con incredulidad y le preguntó: esos números son reales?, si el CEO no estuvo implicado, si no conoce la teoría y menos los números, no encajará en una visión de negoció que no puede ser explicada a través de la contabilidad tradicional

- Los ahorros son rara vez sostenibles.

Podría jurar que cuando retorne a la planta en unas semanas luego del evento Kaizen usted estará haciendo fuerza para que en el lugar del evento queden algunos signos de mejoramiento. es la realidad.

EL ENFOQUE NECESARIO

Mi argumento básico es que mientras el pensamiento LEAN no sea adoptado por el gerente y mientras siga siendo liderado por un grupo de especialistas, este no será trasformador. Sin importar que tan impresionantes se vean las cifras en el power point, mientras una iniciativa LEAN sea liderada por un staff no será muy diferente del taylorismo clásico con cara de LEAN, no digo que no pueda producir de 3 a 4 % de productividad, si, pero no será trasformador, para serlo, el pensamiento esbelto deberá ser  tomado por la misma gerencia y llevado directamente hasta la planta para que transforme las personas, el empuje debe venir desde arriba para no cambiar solo las prácticas del piso de la planta de acuerdo a políticas LEAN, sino cambiar políticas de acuerdo a los descubrimientos ocurridos en los eventos KAIZEN, "LEAN se trata de aprender a aprender".

Michael Ballé: investigador asociado del Telecom Paris Tech, doctorado en ciencias sociales, dedicado hace 15 años a la transformación LEAN, escritor de varios libros y artículos: Managing With Systems Thinking, The Effective Organization, Les Modèles Mentaux y recientemente co-autor de varias novelas  de negocios publicadas por el  Lean Enterprise Institute, The Gold Mine y The Lean Manager, co-fundador del projet lean Enterprise y el institut Lean Francia.

En la próxima entrada John Shook responderá la pregunta: 

¿Que hacer cuando los consultores se contradicen?

Hasta la próxima.

CONVIERTA SU ESTRATEGIA EN DESEMPEÑO ESTE 2013

Tomado de www.timebackmanagement.com

Es usual que dentro de los balances de comienzo de año se incluya la revisión de los resultados del año anterior, sin embargo muchas veces vemos con desconsuelo que los propósitos organizacionales (así como los personales) no logran cumplirse y el ciclo se repite, con esta entrada y en la siguiente pretendo dejarles algunos casos en los que la estrategia no logró materializarse efectivamente debido a uno de los errores mas comunes: la pérdida de foco.

Mantenga su estrategia transparente.

Wal-Mart es uno de las más grandes casos de éxito de la historia, desde su fundación en 1962 hasta 2005, la firma acumuló un increíble crecimiento con su estrategia enfocada como un láser: “todos los días precios bajos” pregúntele a cualquier empleado que representaba la compañía y  por qué luchaba y no había ninguna ambigüedad. Esa claridad hizo fácil que la compañía se enfocara en lo que tenía que hacer cada año.

Pero en el 2005, Wal-Mart trastabilló, atraída por mayores márgenes en las tendencias en vestuario, la compañía lanzó dos líneas de producto propias introduciendo prendas como chalecos dorados tipo gold lamé y pantalones apretados, ambas colecciones fueron un desastre,  entonces se institucionalizó un acercamiento híbrido, combinando prendas básicas de bajo costo con algunas marcas nacionales exclusivas como Starter, OP y Danskin. Este enfoque también fallo. Finalmente Wal-Mart introdujo una colección de ropa casual de famosos diseñadores como Norma Kamali y Max Azria. Sin éxito.

El efecto de esta débilmente concebida incursión hacia la moda fue dramático. Los inventarios de las prendas sin vender al igual que en decoración para el hogar y productos para exteriores se incrementaron. Al tiempo,  las ventas que estando en un rango de crecimiento de 6 a 8% durante los años 90 cayeron por debajo de 2%.

Aun una compañía del tamaño de Wal-Mart no puede perseguir múltiples estrategias y tener éxito. Ninguna compañía tiene los recursos, las personas, los sistemas, las finanzas ni el poder de diseño para ejecutar más de una estrategia a la vez.

"todos los días precios bajos, más moda media-alta”? no creo.

En contraste a la pérdida de foco de Wal-Mart está Southwest Airlines, una de las compañías más implacablemente enfocadas en los Estados Unidos, cada cosa que la compañía hace está alineada detrás de una estrategia: proveer el viaje de más bajo costo del país. 

Cada decisión que hace la firma apunta a bajar los costos, desde restringir su flota a solo un tipo de avión, evitar trayectos con escalas o mejorar los sistemas para permitir un acceso más rápido.

El CEO de Southwest Herb Kelleher expreso perfectamente la inescapable necesidad de mantener una estrategia clara de manera sorprendentemente simple”

“Claro que tenemos un plan estratégico, se llama “hacer las cosas”

Esperen una segunda parte de esta entrada, hasta la próxima.

EL LEGADO DE BENJAMIN FRANKLIN PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO EN EL 2013

Hace casi trescientos años, Benjamín Franklin propuso una aproximación al cambio de hábitos que aún no se ha superado, era un adulto joven en busca de enderezar su comportamiento, Franklin elaboró ​​una lista de trece virtudes, anotando una breve definición de cada una, Esos fueron rasgos de carácter que él consideró eran importantes, pero que se dio cuenta que le faltaban. Él sabía que cultivar estos hábitos le traería un cambio positivo en su vida.

Comenzando en la parte superior de la lista, Franklin pasó una semana trabajando en cada virtud, por la mañana pensaba en cómo iba a reforzar el nuevo hábito durante todo el día y durante el día miraba las notas para recordarse a sí mismo del nuevo hábito, al final de la jornada, contaba cuántas veces volvía a caer en el viejo hábito.

Mientras que Franklin se sorprendió al principio al ver lo "defectuoso" que era su comportamiento, estaba resuelto, así que siguió adelante trabajando a través de toda la lista en un ciclo de trece semanas hasta completar cuatro ciclos en un año. En cuanto a los resultados, anotó en su autobiografía que si bien la perfección era inalcanzable, pudo ver grandes mejoras.

Los psicólogos modernos reconocen tres elementos claves en este procedimiento de más de trescientos años para cambiar de hábitos:

1. Comenzó comprometido con el nuevo comportamiento.

2. Trabajó en sólo un hábito a la vez.

3.. Utilizó recordatorios visuales.

Aplicando el método de Benjamín Franklin

Aquí hay 12 hábitos de gestión del tiempo para el nuevo año. Adáptelos como quiera, pero lo que sea que haga, trabaje una cada semana utilizando el método de Benjamín Franklin:

Hábito 1: Luche por ser auténtico. Sea lo más honesto consigo mismo, tanto como pueda sobre lo que quiere y por qué lo quiere.

Hábito 2: Favorezca las relaciones de confianza. Ponga sus esfuerzos en construir relaciones con personas con las que puedes confiar y contar, y asegurarse de que esas mismas personas pueden confiar y contar con usted.

Hábito 3: Mantenga un estilo de vida que le dé la máxima energía. Realice ejercicio aeróbico al menos tres veces a la semana, coma una comida ligera, y duerma lo suficiente.

Hábito 4: Escuche su biorritmo y organice su día en consecuencia. Cree el hábito de prestar atención a las fluctuaciones regulares en sus niveles de energía física y mental durante toda la jornada, y en base a lo que aprenda, realice ajustes en la forma de programar las tareas.

Hábito 5: Establezca muy pocas prioridades y adhiérase a ellas. Seleccione un máximo de dos cosas que sean su mayor prioridad, y planifique el tiempo para trabajar en ellas.

Hábito 6: Disminuya las cosas que son incompatibles con sus prioridades. Aprenda a decir NO a otras personas y hágalo con frecuencia.

Hábito 7: Separe tiempo para un esfuerzo concentrado. Programe tiempo cada día para trabajar en una sola cosa.

Hábito 8: Siempre busque formas de hacer las cosas mejor y más rápido. Esté en permanente observación de las tareas que usted hace una y otra vez y busque formas de mejorar la forma en que las hace.

Hábito 9: Construya procesos sólidos. Establezca procesos que duran y que se ejecuten sin su atención.

Hábito 10: Anticípese a las dificultades y resuelva los problemas inmediatamente. Dedique un tiempo para pensar en lo que está por venir, y enfrente todos los problemas tan pronto como sea posible.

Hábito 11: Divida sus metas en pequeñas unidades de trabajo, y pensar sólo en una unidad a la vez. Pase la mayor parte de su tiempo trabajando en la tarea que tenga al frente y evitar soñar demasiado sobre el gran objetivo.

Hábito 12: Termine lo que es importante y dejar de hacer lo que ya no vale la pena. No deje de hacer lo que considera que vale la pena emprender a menos que haya una buena razón para renunciar.

Artículo escrito originalmente por Pat Brans y tomado de http://www.forbes.com/sites/patbrans/2013/01/01/twelve-time-management-habits-to-master-in-2013/

Hasta la próxima!

LAS CONTRADICCIÓNES DEL MUNDO LEAN

Esta vez tenemos un artículo de un invitado especial que ha querido compartir sus opiniones y experiencias con el resaltadorkaizen.

CLAUDE BALIE

Consultor internacional con amplia experiencia en el sector automotriz europeo  ha trabajado en varios países incluyendo 1,5 años en china, trabaja actualmente en Colombia con su empresa Lean Excellence Consulting, experto en los modelos lean manufacturing y logística de cadenas de abastecimiento esbeltas.

El mundo del Lean está lleno de contradicciones. Parece ser a la vez amplio y también muy estrecho, cada año lo veo llegar como oleadas en empresas seguras de si mismas y en sectores cada vez más diversos de la economía.

Es común ya escuchar noticias de nuevos bancos, hospitales administraciones o parques de diversión que se lanzan para implementar “el mejor método de gestión de las empresas” sin falta llegan las nuevas técnicas Lean y los libros correspondientes. Lean Engineering, Lean Design, Lean Accounting, Lean Marketing o Lean Environment acompañan los ya viejos Lean Manufacturing, Lean Thinking y Lean Solutions. Con esta mirada el mundo del Lean parece muy amplio y parece que no tendrá ningún límite sino los de nuestro restricto planeta.

En esta precisa semana, de vuelta a Europa y volviendo al corazón donde nació el Lean, el sector automotriz, parece que la mirada ya no es tan amplia, escucho de un grupo muy conocido mío que después de ser comprado por un gigante fabricante de componentes, paulatinamente deja morir los kanban y otros exitosos procesos de flujo continuo, luego me entero de otro grupo de plantas que habiendo perdido su CEO se centró en un Lean basado puramente en productividad, olvidando filosofía, y principios fundamentales como el alisado o el jidoka. Esta semana visito unas plantas de un tercer grupo, nuevamente impulsado en la dirección Lean por su dinámico CEO recién apuntado.

Cuál fue  mi sorpresa de encontrar que supuestamente hacen Lean desde hace diez años, y ahora no ver ni una cartelera de gestión visual, ver prácticas de VSM solo  desde los escritorios, ver automatismos de millones de euros y constatar que están totalmente programados por SAP.

Me nacen entonces varias dudas de estas observaciones. ¿Sera que Lean tiene varios colores, y que cada quien lo puede hacer a su salsa? ¿Será que se pueden hacer programas tibios, con medio término? Sera que generalmente estos temas son tan mal entendido que cualquier programa vale por Lean? y más fundamentalmente, porque tantos grupos industriales  incluso dentro del sector automotriz, no llegan a mejores resultados después de años de supuesta implementación? Porque el contacto con el Gemba es tan poco natural para los occidentales?

Y tal vez la pregunta más esencial. ¿Porque empresas que fueron tan exitosas en el Lean dejan que sus iniciativas se caigan cuando llega el nuevo CEO de turno?, creo que esta última pregunta contiene la respuesta de todas las otras.

El Lean, a mi forma de ver, es un ruta muy angosta, que muchos quisieran caminar, pero que realmente muy pocos se atreven a recorrer. Es una ruta que requiere de un guía: un CEO visionario y determinado que logra con su voluntad inquebrantable dar la vuelta a estas grandes empresas. Taiichi Ohno decía que TPS duraba el tiempo que duraba su CEO. Y desafortunadamente parece que tiene razón. Lean demora años en implementarse y tan solo meses en desmoronarse. Algo para quitarte el ánimo de emprenderlo!

Ahora para recuperar ganas y confianza, podríamos poner la pregunta al revés: ¿porque el nuevo CEO de turno no se da cuenta de la fantástica máquina que heredó?

Es simple, aquel CEO, como la mayoría de sus colegas, creció en el ambiente político y remoto de las torres corporativas, vivió lejos de la grasa de las máquinas y de los problemas de los operarios, aquel CEO simplemente  no entiende lo que está viendo! Sólo ve una pila de etiquetas y tableros anticuados que no sirven para nada, el no ve aquel espectacular sistema que libera todo el cash flow necesario y que constantemente baja los accidentes, los defectos, los atrasos y los costos, aquel CEO, simplemente no ve, o no está educado.

Nuestra tarea, los practicantes del Lean, será entonces de formar, educar y hacer ver a todos los CEO que ahora dirigen nuestras empresas o a aquellos que se preparan para dirigirlas. O sea, como dice mi sensei, “hay que hacerles ver el norte verdadero”.

No bajemos nuestro espíritu!

Saludos. 

Claude

QUIERO MI CARRO CON KAIZEN 100% COLOMBIANO

¿Papá por qué REANULT siempre nombra sus modelos con un número? Esta fue una de las pocas preguntas que mi padre no pudo contestarme con absoluta certeza a una edad  en donde todo era susceptible de cuestionarse, pero la duda no era gratuita,  cada dos o tres años en mi casa teníamos la fortuna de dar un salto generacional en términos automotrices, pasamos del RENAULT 4 al 6, del 6 al 12 y del 12 al 18 no sé porque razón nunca le dimos chance al 9, tal vez cuestión de agüero, lo cierto es que mientras mi padre exhibía orgulloso a vecinos y familiares las características mecánicas de su nueva nave yo solo atinaba a preguntarme por el curioso número del modelo, a medida que fui creciendo y por razones que sonarán casuales, los vehículos pasaron a ser también parte de mi formación profesional, no desde la ingeniería mecánica carrera que cursé orgulloso, sino desde la mejora continua “carrera” que fui aprendiendo con la experiencia a lo largo de los años y a lo cual hoy me dedico. Lo más curioso tal vez es que cada que algo sucedía en mi camino profesional en eso del mejoramiento continuo llegaba una sospechosa pero enriquecedora relación con las marcas de carros que hicieron y han hecho parte de mi vida.

El primer contacto con este pacto intangible entre la mejora y mi historia automotriz comenzó en la universidad durante una clase de mantenimiento mecánico, en la facultad de Ing. mecánica tuve la increíble fortuna de recibir enseñanzas  de un profesor que traía su experiencia de la planta de la CCA (Mazda) en Bogotá,  el Ingeniero Fabio Peña a quien debo en gran medida mi inclinación por los modelos japoneses de productividad, en una de sus clases nos introdujo al concepto de las 5S y a través de varios videos de aplicación en plantas Japonesas de esta simple pero valiosa metodología se me abrió la puerta a un mundo de conocimiento que vendría de allí adelante, por esta razón tal vez el carro que quise comprar con mi primer sueldo como ingeniero y con ayuda de mi padre fue un Mazda, éste flamante segundazo 323 coupe color aceituna con el que desahogué mis juveniles aires de piloto fue una prueba contundente de que la ingeniería automotriz colombiana basada en un modelo japonés de control de calidad era claramente tangible y confiable, ése coupé luego fué reemplazado por otro Mazda que modifiqué estéticamente rompiendo incluso algunas reglas básicas no sólo de ingeniería  sino confort cuando recorte sus suspensión, pero eso ya es otra historia.

Mas adelante en mi aprendizaje sobre mejoramiento tratando de poner en práctica los métodos del TPM en una planta de alimentos,  vi como referente del KAIZEN la fábrica de Sofasa en Medellín y gracias a una visita tuve la fortuna de ver una de las plantas hoy en día con mejores prácticas de mejoramiento continuo, incluso en esa época aun se ensamblaban ahí las camionetas PRADO de TOYOTA, en el recorrido por una línea de montaje de RENAULT altamente estandarizada y sincronizada recordé algunos de los clásicos que enorgullecían a mi padre pero en su versión renovada, motivado y referenciado para comenzar mi propio camino de mejoramiento al estilo KAIZEN recibió mi esposa como herencia familiar un compacto pero bien diseñado TWINGO que se desempeñó como un titan en medio de las desmoronadas calles Bogotanas y que se conservó en perfecto estado incluso pasados los casi 100.000 km con que lo vendí, este RENAULT con personalidad y desempeño fue otra prueba tremenda de que los modelos KAIZEN de mejora han sido bien desarrollados y puestos en práctica por nuestras ensambladoras.

Para completar la trilogía de las marcas Colombianas, éste año gracias al alcalde Petro tuve la necesidad de cambiar aquel TWINGO, no por vejez sino por una desafortunada incompatibilidad de placas, me dolió dejarlo, pero todo cambio trae su recompensa, aunque confieso que no era muy inclinado a los CHEVROLET a pesar de haber aprendido a manejar en un SPRINT y sacado a pasear la primera novia en un SWIFT que mi madre me prestaba con temor,  en la nueva búsqueda por causa del pico y placa encontré una excelente relación precio, diseño y respaldo en esta marca que me hizo perder anteriores e infundados temores,  con mi SPARK al volante solo tenía que completar el ciclo, conocer la fábrica, fue así como a través de un par de estudiantes pude visitar la planta ensambladora más grande del país,  lo que vi lejos de sorprenderme me confirmó no solo la calidad de sus procesos sino de las personas que los fabrican, la amabilidad de su gente, la pasión por su trabajo y los métodos esbeltos son suficiente garantía de que voy a tener CHEVROLET por años,  esta experiencia de conocer otra planta fundamentada en los métodos LEAN fue un referente más con respecto a los modelos de mejoramiento que promulgo con frecuencia.

Pero vamos mas allá de mi historia personal que es realmente una excusa para presentar un punto realmente importante: las empresas que fabrican las marcas con las que hemos convivido los colombianos por años son claros ejemplos de los modelos de mejoramiento mundiales y no sólo ellas sino cientos de empresas que como proveedores de partes han aprendido igualmente a hacer más con menos, pensando en calidad, costos y entregas a tiempo.
                               

No voy a discutir los efectos presentes y futuros de los tratados de libre comercio en la industria colombiana pero quiero dejar una pregunta en el aire: si éstas empresas son referentes de mejoramiento para muchas otras que hemos aprendido sobre KAIZEN, TPM, LEAN y TQM gracias a ellas, ¿cómo vamos a garantizar que lo sigan siendo por muchos más años?;  Yo personalmente las voy a seguir apoyando, creo en su calidad y el esfuerzo que hacen para ser competitivas todos los días, si otro alcalde me obliga de nuevo a cambiar de vehículo quiero que sea uno hecho con KAIZEN 100% colombiano, ésto no se trata de "colombiano compra colombiano" esos eran viejos tiempos y no es tampoco una campaña de marca país, es un apoyo a quienes me han enseñado indirectamente parte de lo que hoy soy, no trabajo en esa industria lo cual es paradójico pero precisamente ahí está el punto, lo que he aprendido de esas líneas de montaje hoy se aplica a otras industrias totalmente distintas, los modelos son transversales y todos debemos aprender de todos si queremos continuar en el mercado, si no están quienes dan ejemplo a visitantes, estudiantes, clientes y proveedores ¿entonces de quien vamos a seguir aprendiendo ?, ¿De la industria de comodities a la que parecemos destinados a depender? no lo creo.

No va a ser fácil, pero las bases fundamentales del cambio cultural hacia los sistemas esbeltos están ahí todavía respirando en nuestro medio, en los talleres, en los empleados y en los pisos de esas plantas que los han hecho crecer por años, he recorrido igualmente las fábricas con tal vez los mayores estándares en esa industria como NISSAN y TOYOTA en Japón y sé que en seguir esos métodos con constancia está la clave, no pretendemos ser TOYOTA pero si seguir algunos de sus pasos hacia la excelencia y para eso tenemos que poner todos una parte……..entre otras puede que me este llegando el momento de tener uno.

Hasta la próxima.

LOS ERRORES MAS COMUNES SOBRE EL CONCEPTO LEAN MANUFACTURING

Aunque el término LEAN MANUFACTURING lleve mas de 3 décadas persisten aun una sorprendente cantidad de ideas erróneas sobre este concepto, acá les comparto una lista de las 11 mas comunes expuestas por el consultor Jeff Hajek en www.leanblog.com.

1. Lean significa deshacerse del inventario.

La reducción del inventario es en realidad el resultado de Lean no el método. Todas las herramientas asociadas como: Sistemas pull, Poka Yoke, Trabajo Estándar y similares son las herramientas de Lean que conducen al flujo y la capacidad de reducir el inventario. Arbitrariamente baje el inventario y tendrá graves problemas. Pero tenga en cuenta: Muchos profesionales de Lean, incluido yo mismo, abogamos por la reducción de inventario lentamente hasta que algo falla. a continuación, arregle ese algo.  Haga esto muchas veces, y de repente, se dará cuenta que el valor comienza a fluir.

2. Kanbans reducen el inventario.  

Kanbans controlan el inventario, no lo reducen. En la mayoría de los casos, cuando esta herramienta se pone en marcha ya hay demasiado inventario en el piso de la planta. Esto dará como resultado una purga inicial mientras se establecen las cantidades adecuadas.Debido a que esta situación de exceso es la más común, entonces kanban actúa como un reductor del inventario la mayoría de las veces. En algunos casos, sin embargo, puede que no haya suficiente material a su disposición para mantener un proceso fluido. Un kanban en esta situación en realidad añadiría más inventario.

3. El Trabajo Estándar elimina la creatividad. 

La gente ve la estructura que el estándar de trabajo aporta al proceso y piensan que se les pide que se vuelvan robots. A los Robots, sin embargo, no se les pide que mejoren un proceso y ciertamente tampoco son invitados a los equipos para convertir en realidad esas ideas. Trabajo estándar mal liderado puede ser robótico en su naturaleza, pero los buenos líderes lo utilizan para atraer la creatividad de las personas.

4. El Tiempo Takt puede ser cambiado o medido. 

El Tiempo Takt (la velocidad a la que el cliente está demandando su producto) es un valor calculado basado en factores que están generalmente fuera del control de las personas en el piso de la planta. Rara vez se puede cambiar las horas de trabajo y tienen muy poco impacto en la demanda del cliente. Es sorprendente cuántas veces la gente habla acerca de cambiar el tiempo takt (entendiendo mal lo que es), o quiere medirlo (confundiéndolo con el tiempo de ciclo). Por supuesto, sofisticadas operaciones se inician y se detienen en base a la demanda, cambiando efectivamente el tiempo de trabajo disponible, pero quienes lo hacen tienen un conocimiento profundo de lo que es el tiempo takt. En la mayoría de los casos, sin embargo, hablar de cambiar el tiempo takt es un error.

5. Lean trata de exprimir más a las personas 

El paso necesario para seguir el ritmo de las ventas muchas veces exige que se reduzcan los plazos de entrega y se mejore productividad. Sin haber visto un modelo LEAN en acción, es difícil para muchas personas creer que un equipo puede duplicar la producción pero sin tener que trabajar el doble. Con Lean, sin embargo, lo único que se exprime de las personas son las ideas. Lean, en el fondo, se trata de reducir los desperdicios y se requiere el mismo esfuerzo para hacer un proceso dispendioso como uno eficaz. Sin embargo éste último si permite que se logre mucho mas al final. Normalmente, cuando algo suena demasiado bueno para ser verdad, Lean es la excepción.

6. La manufactura esbelta facilita el trabajo. 

Este es un mito que es más comúnmente difundido por los líderes. Ellos tratan de venderle los equipos la premisa de que Lean hará que su jornada laboral sea más fácil. La verdad es que Lean es, de hecho, eliminar los desperdicios de los procesos y elimina muchos de los aspectos más duros en el puesto de trabajo. El problema de esta afirmación es que el tiempo liberado se ocupa rápidamente por el balanceo de la línea o tareas de mejoramiento de procesos. En muchos casos, los trabajadores pasan de tener una parte importante de su tiempo esperando a tener un ritmo constante y razonable. Este movimiento constante puede hacer que se sientan comparativamente más cansados.

7. LEAN trae una reducción de puestos de trabajo. Esto podría suceder si el líder recoge los frutos del mejoramiento del proceso reduciendo la nómina, entonces nunca nunca mas habrá soporte para un proyecto de mejoramiento de nuevo, y usted podrá olvidarse de la posibilidad de que la gente participe en mejoras diarias por su propia voluntad.   Nadie quiere juega el papel de recortarse su propio puesto de trabajo. La forma correcta de sacar provecho de la mejora de procesos es a través del crecimiento sin necesidad de contratar mas personal.

8. LEAN comenzó en Toyota.

Toyota hizo, y hace, grandes cosas para propagar Lean, pero muchos de los principios fundamentales vienen de mucho, mucho antes. El concepto de separar las personas de las máquinas, por ejemplo, vino en algún momento en el año 700 AD, con el advenimiento de los molinos de viento. La gente ya no tenía que moler los granos a mano. Este concepto, por supuesto, fue perfeccionado con la utilización de jidoka cuando Toyota era todavía Toyoda y fabricaba textiles. Del mismo modo, otras ideas de mejora provinieron de una gran variedad de fuentes históricas.  Por ejemplo, Eli Whitney y sus piezas intercambiables fueron pioneras en el enfoque hacia la calidad desde la perspectiva de la conformidad con las especificaciones. Henry Ford y siglos antes el Arsenal de Venecia, se esforzaron por conseguir un flujo a través de líneas de montaje.

9. Lean se centra en la aplicación de herramientas. La gente escucha acerca de Lean y de inmediato piensa en 5S, los 5 porqués, los 7 desperdicios, kanban, Trabajo Estándar y luces Andon Estas herramientas son poderosas, pero son una ilusión sin una estructura fuerte. La Implementación de un despliegue de políticas permite establecer prioridades. Los KPIs garantizan el seguimiento al progreso continuo. La gestión diaria establece objetivos inmediatos. Sin un marco de gestión Lean, las herramientas se quedarán cortas en todo su potencial.

10. Lean es para la planta de producción. 

Todavía hay un gran número de personas que saben muy poco acerca de Lean. Cuando hacen su primer contacto lo más probable es que la información inicial se oriente en la manufactura. Afortunadamente, este mito está siendo desacreditado, últimamente Las "Oficinas Lean" y "Lean en el sector de la salud" son términos de moda ahora comunes. No es tan difícil como antes convencer a la gente a probar un Kaizen en la oficina.

11. Lean está aquí para quedarse. 

Como todos los sistemas de gestión, el término "Lean" como la conocemos, se desvanecerá en el olvido. No sé si va a durar otros 10 años, u otro siglo. Eventualmente, sin embargo, algo lo reemplazará. No haga las cosas porque es la manera LEAN de hacer las cosas. Hágalo porque hará que los procesos mejoren y acerquen más a sus metas. Recuerde, Lean es un medio para un fin. No es el fin.

Indudablemente hay conceptos erróneos, pero esta lista debe resaltar el punto de que Lean es difícil y toma implacable estudio y práctica para hacerlo bien. Haga su análisis, pero perfeccione el arte en el Gemba (piso de la planta) poniendo la lección en práctica. Hay pocas cosas que pueden romper un mito tanto como experiencia de primera mano.

Para ver el artículo original:

http://www.leanblog.org/2012/10/guest-post-11-common-misconceptions-about-lean/

Por ultimo les dejo esta caricatura precisamente de lo que NO es LEAN.

Hasta la próxima!!