Si algo es difícil de lograr en momentos de crisis es mantener la atención sobre los planes y actividades de mejora continua, nadie piensa en mejorar cuando está enfermo y muchas empresas están en cuidados intensivos, el foco hoy está en reaccionar rápidamente a la situación y mantener el flujo de caja a toda costa, lo cual significa aplazar toda actividad de entrenamiento, proyectos de optimización de procesos y en general toda inversión que no sea esencial al negocio o al cliente.
Pero antes de que considere poner toda su estrategia de mejora continua en el congelador quisiera presentar 5 claves fundamentales para que aproveche las iniciativas existentes manteniendo vivo el sistema sin distraerse de lo importante y sobre todo apalancarse para prosperar en tiempos de crisis.
1. No importa la circunstancia primero es la seguridad: Tanto la seguridad física de las personas para evitar contagios dentro las instalaciones como la salud mental para garantizar algo de tranquilidad en medio del estrés que trajo toda esta situación son fundamentales en estos momentos, un pilar de seguridad e higiene (SHE) será vital para comunicar las decisiones tomadas, promover el uso de las prácticas para el cuidado e higiene personal, hacer visibles los protocolos y estándares definidos pero sobre todo monitorear y facilitar el reporte de actos y condiciones inseguras que muy probablemente estén surgiendo producto de cientos de cambios, algunos no-estándar dentro de la operación, si hay un momento crucial para pensar en la salud y la seguridad de las personas es éste, necesitamos el máximo apoyo activo de los equipos y sub-comités SHE desde el piso de la operación para cuidar nuestra gente y evitar al máximo el ausentismo que pueda generarse.
2. Apoye la ejecución de la contingencia en el método Hoshin Kanri: o también conocido como despliegue de la estrategia, hoy es indispensable reforzar el propósito de la organización, el cliente a quien servimos y el valor que estamos agregando a la sociedad en momentos de turbulencia, tener la máxima claridad de las prioridades y el foco del negocio sacrificando lo que es accesorio, definir claramente como desplegar los planes alineándolos horizontal y verticalmente, toda crisis necesita un plan aun en medio del fuego, Hoshin kanri es el método para ejecutar ese plan claro, priorizado, concreto y alineado.
3. No deje de hacer su gestión diaria: Si su compañía tiene algún sistema de gestión diaria (o DMS: Daily Management System) es el momento de sacarle el máximo provecho, teniendo en cuenta las restricciones al número de personas y el distanciamiento permitido, la comunicación diaria en el terreno sobre la ejecución del plan es indispensable, en momentos de crisis es cuando las decisiones de cada día e incluso de cada turno merecen ser tomadas sobre la realidad de la operación y ajustadas con mayor frecuencia, estamos reprogramando la operación hoy con mayor velocidad a medida que tenemos datos de demanda, disponibilidad de personal, acceso a canales de distribución e inventarios de proveedores, el personal de piso debe saber con oportunidad lo que está sucediendo afuera y como nos ajustamos ágilmente a esos cambios. Sin un sistema de gestión diaria la reacción se hace tardía y la comunicación se dispersa vagamente entre los pasillos o peor aún entre grupos de WhatsApp.
4. Saque lo mejor de su estilo de Liderazgo: (bajo los principios de la mejora continua) En estos momentos de decisiones difíciles es cuando la empatía, la resiliencia y el mayor acercamiento a las personas hacen la verdadera diferencia mientras se protege el desempeño financiero del negocio, lideres que toman decisiones críticas basadas en información imperfecta pero transparentes ante la realidad, al tiempo que preservan la inspiración de su gente y el foco en el largo plazo. Los líderes que promueve la mejora continua se van a poner a prueba en este momento, la comunicación cercana en el terreno, su facilidad para romper barreras y buscar colaboración entre áreas, la identificación de las necesidades de la gente para facilitar la labor del equipo y sobre todo la justa medida entre la necesidad de mantener el negocio de pie sin sobrecargar las personas en momentos en que hay tantas tensiones emocionales desde diferentes frentes. Póngase en los zapatos de su gente que tiene temores de perder el empleo o puede tener in familiar enfermo, hoy el liderazgo servil es más valorado que nunca.
5. Garantice la máxima eficiencia del costo: bien sea por que su operación haya recortado dramáticamente su producción o por que tenga la fortuna de tener un pico de demanda inesperada, hoy es el momento de hacerlo con un control riguroso de la rentabilidad, ó estamos sobreviviendo con márgenes muy bajos ó estamos haciendo lo máximo con lo mínimo apretando los recursos, cada peso cuenta, cada minuto perdido y cada KG de desperdicio vale oro, cualquiera que sean las herramientas de control de pérdidas, de gestión de la eficiencia o de sostenimiento de la productividad es el momento de buscar ahorros y beneficios debajo de las piedras usando las herramientas de mejora que tengamos a la mano.
Hay una frase de la teoría del Kaizen que dice que la mejora continua debe hacerse cuando las compañías están pasando por buenos momentos y éste no es precisamente un buen momento, seguro ya no es tiempo de comenzar a pensar en cómo hacerlo desde cero porque hoy estamos recogiendo los frutos de lo que hayamos cosechado meses o años atrás, pero si existe un sistema de excelencia vivo en su empresa o negocio es el momento de sacarle provecho y ponerlo en práctica.
Aunque creo que lo más duro aún está por venir, luego que pase la crisis haremos la reflexión y analizaremos las lecciones aprendidas, estoy seguro de que la mejora continua y la automatización de procesos serán más imprescindibles y vigentes que nunca en la era post-covid, en palabras de Simon Sinek gurú de estrategia y liderazgo “las compañías que no ahorraron, las que no cuidaron su gente, son las que hoy están en modo supervivencia y no en modo reinvención”
Hasta la próxima.
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