En esta entrada quiero compartir con ustedes un artículo que hace poco encontré en uno de los mejores blog sobre cultura de mejoramiento llamado gemba panta rei http://www.gembapantarei.com/ y que escogí porque esta pregunta siempre ha rondado la cabeza de quienes trabajamos o lideramos en procesos de mejoramiento contínuo como TPM, KAIZEN, LEAN.En las primeras etapas de exploración del Kaizen y otros sistemas de mejoramiento continuo la gente siempre se pregunta, ¿de donde sacamos tiempo para mejoramiento, adicional del resto de nuestro trabajo?. Idealmente el Kaizen debe ser algo que se hace como el mismo trabajo y NO precisamente adicional a este. La manera mas simple de explicar el Kaizen es: " un cambio temporal en la manera como se hacen las cosas y que sospechamos es mejor". El Kaizen no puede estar separado sino parte del trabajo mismo. Es un modelo de cambio sobre la forma en que usamos nuestro tiempo de trabajo, si alguna parte de su trabajo puede calificarse como "innecesaria" entonces ya tiene una oportunidad de incluir algunos pensamientos como: " ¿Cómo podría hacer esto mejor?".
- La primera manera de hacerlo es reservar el tiempo formalmente, esto dependerá de la persona y el cargo pero podrá definir una o dos horas a la semana para comenzar, luego con los resultados que obtenga de estas primeras horas podrá ir abriendo nuevos espacios.
- Haga del Kaizen una parte de las funciones de cada trabajo, no importa si usted es un creativo o un gerente ejecutivo, todos nosotros en elgun momento hacemos tareas repetitivas y los ciclos pueden ser de cada 30 segundos a 12 meses, en la mayoría de los casos el ciclo es semanal o mensual, esto brinda una gran cantidad de oportunidades de planear, tomar acciones, verificar resultados y ajustar el curso.
- La tercera manera es sacar tiempo adicional para la mejora contínua, esto significa luego de su turno en horas adicionales a la jornada, o en tiempos de paro no programado (para el personal operativo), este último requiere una fuerte dosis de auto-disciplina coordinación y liderazgo.
- Diseñe las actividades Kaizen para que le tomen menos tiempo: esto es útil cuando se hagan eventos Kaizen de varios días y que requieren una aprobación por el impacto que tiene detener algún proceso, defina bien el alcance de los cambios que quiere efectuar y apóyese de un coach que guíe la actividad de manera efectiva para evitar sorpresas, de esta manera se asegura que no le nieguen la oportunidad de hacer nuevos eventos.
- Otra aproximación es la de "ganar" el tiempo para hacer Kaizen através de mas Kaizen, esto sucede cuando daca dólar o minuto ganado se reinvierte en nuevas actividades de mejoramiento, esto resultará con el tiempo en un circulo virtuoso.
- No todo tiene retorno financiero: cuando el único criterio para la mejora es el monetario, ud puede perder oportunidades de atacar problemas crónicos que pueden ser erronemente percibidos como un mal negocio. Uno de los paradigmas del Kaizen es que simpre buscamos proyectos lo suficientemente grandes como para justificar la inversión del tiempo o los costos del entrenamiento y los proyectos pequeños quedan subestimados, un sistema de Kaizen debe permitir y promover mejoras de todos los tamaños.
- Por último recuerde hacer Kaizen antes de que "tenga" que hacerlo, Taiichi Ohono decía: "haga Kaizen cuando los tiempos son buenos" por que cuando sean malos y el recurso escaso seguro no tendrá como sacarle tiempo para nada.
Está leyendo esto en el trabajo? Entonces está sobre el camino correcto.
